Zakelijk en fiscaal

In 2026 is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling 2,00% over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom, en 1,18% over het meerdere. Cadeaus aan personeel — waaronder cadeaukaarten — kun je binnen die vrije ruimte onbelast verstrekken. Overschrijding kost 80% eindheffing voor de werkgever over het meerdere. Cijfers wijzigen per jaar; controleer ze bij de Belastingdienst.

Voor de btw is een cadeaukaart een voucher. Bij een single-purpose voucher — zoals een bioscoop- of boekenbon — staat het btw-tarief bij uitgifte al vast; de btw wordt dan afgedragen bij uitgifte. Bij een multi-purpose voucher — zoals een warenhuis- of dinerkaart — is dat nog niet bekend; de btw wordt dan afgedragen bij inwisseling.

De WKR geldt alleen voor eigen werknemers. Cadeaukaarten aan klanten, leveranciers of andere externe relaties vallen daar niet onder en kennen een eigen fiscale behandeling, met onder meer een aftrekbeperking voor representatiekosten en beperkingen op de btw-vooraftrek boven een drempel per relatie per jaar.

Cadeaukaarten voor personeel moet je vooraf aanwijzen als eindheffingsloon binnen de WKR; dat gebeurt niet automatisch. Verwerk de kosten inclusief btw en houd rekening met de gebruikelijkheidstoets: extreem hoge verstrekkingen aan één medewerker kunnen buiten de WKR vallen. Zorg voor een factuur op naam van de organisatie en registreer per medewerker en per moment welke verstrekking is gedaan.

• Vooraf aanwijzen als eindheffingsloon
• Verwerking inclusief btw
• Gebruikelijkheidstoets in het oog houden
• Factuur op naam van de organisatie

Voor een eenmalige eindejaarsattentie binnen normale bedragen is de WKR overzichtelijk. Bij grote bedragen, internationale medewerkers, bijzondere constructies of onduidelijkheid over voucher-classificatie loont overleg met een fiscalist of de Belastingdienst. Bovenstaande cijfers wijzigen per jaar; controleer ze altijd bij de Belastingdienst.

Werkgevers die op eén plek bulkorders willen plaatsen — met factuur op naam, bulkkortingen en gepersonaliseerde kaarten — vinden een startpunt bij onze zakelijke Cadeauservice. Wij lichten daar de partners uit die bulklevering voor personeel en relaties ondersteunen, inclusief digitale bezorging per e-mail.